Mail ARCHIVE.

Il servizio di archiviazione della posta elettronica sviluppato per le aziende che utilizzano sistemi di email interni o si affidano a fornitori di servizi gestiti.

Gestione ottimizzata e recupero semplificato.
Mettiti a norma in modo veloce e conveniente.

Mail ARCHIVE funziona in modo ottimale con le principali infrastrutture di posta elettronica commerciali esistenti, si avvia facilmente e consente di archiviare e gestire il crescente volume della posta elettronica grazie alle sue potenti ma semplici funzioni di ricerca, riferimento e recupero.

L’adozione di uno strumento di archiviazione della posta elettronica come Mail ARCHIVE consente la riduzione dei tempi e dei costi per l’adempimento di normative specifiche. La conservazione della posta elettronica è parificata, infatti, nella tutela giuridica, alla posta ordinaria ed è disciplinata sia in sede penale sia in materia di privacy.

Il servizio Mail ARCHIVE fornisce un rapido ritorno sugli investimenti.

Mail ARCHIVE può, infatti, essere aggiunto e reso pienamente operativo nel giro di poche ore, con poco o nessun impatto sulle procedure operative esistenti, integrandosi alla perfezione coi servizi aziendali già attivi.

Ultilizzando Mail ARCHIVE, non ci sarà mai bisogno di preoccuparsi se una email è persa, o se lo scambio di email è stato cancellato e non ci sarà mai più la necessità di ripristinare i file PST vecchi per cercare una email.

Caratteristiche

  • Archiviazione legale email
  • Protezione dai disastri ambientali
  • Integrazione coi principali sistemi
  • Alleggerimento dei server per maggior performance

Scheda prodotto

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Dettagli del servizio

Mail ARCHIVE è disponibile sia come soluzione di archiviazione della posta elettronica in hosting autonoma che come servizio integrato a Mail DEFENSE, per fornire una completa protezione antispam e antivirus, continuità della posta elettronica sempre operativa e archiviazione della corrispondenza elettronica.

La soluzione si basa su CryoServer, tutti i dati sono memorizzati in maniera sicura sull’infrastruttura Netalia garantendo la sicurezza informatica e fisica dei dati legali in caso di necessità.

La posta elettronica viene archiviata in maniera definitiva e non modificabile, e accessibile solo attraverso strette limitazioni di sicurezza realizzate anche attraverso sistemi di autenticazione congiunta di più responsabili.

Mail ARCHIVE è integrabile con i maggiori prodotti di mailing sul mercato: Microsoft Exchange 2013 / 2010 / 2007 / 2003, Office365, Outlook.com, Google Apps, Lotus Notes / Domino, GroupWise, Scalix, MDaemon e Hosted Exchange.
Con un motore di ricerca incredibilmente veloce Mail ARCHIVE consente agli utenti di trovare qualsiasi email inviata o ricevuta in frazioni di secondo.

I dati memorizzati sono prontamente disponibili per qualsiasi esigenza di procedura legale, indagini HR, richieste di accesso fiscale, in piena conformità con le normative e la protezione dei dati.

Riferimenti giuridici e normativi

Il Codice Civile

Articolo 2214: prevede l’obbligo, per l’imprenditore, di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite».
Questa disposizione non si applica ai piccoli imprenditori.
Articolo 2220: prescrive la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti. Naturalmente in via interpretativa, queste regole si possono estendere alle email.

La Norma Fiscale

In base all’articolo 22 del Dpr 600/1973 sull’accertamento delle imposte sui redditi, gli originali delle lettere e dei telegrammi ricevuti per ciascun affare devono essere conservati «fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta». La regola vale anche per le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e per le email.

Il nodo Privacy

La necessità di conservare la corrispondenza, anche elettronica, a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale dell’azienda, deve essere conciliata con l’obbligo del datore di lavoro di rispettare la riservatezza dei lavoratori e dei loro interlocutori esterni. L’archiviazione dei messaggi dovrebbe essere dunque accompagnata dalla pubblicizzazione delle regole adottate dall’azienda.